Monet organisaatiot k\u00e4ytt\u00e4v\u00e4t SharePointia tiedostojen tallentamiseen ja sis\u00e4ll\u00f6n hallintaan. Se on tuttu ty\u00f6kalu, usein jo valmiiksi k\u00e4yt\u00f6ss\u00e4, ja monelle tiimille arkip\u00e4iv\u00e4inen osa tekemist\u00e4. Mutta kun SharePointia k\u00e4ytet\u00e4\u00e4n digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisuna, her\u00e4\u00e4 yksi olennainen kysymys: riitt\u00e4\u00e4k\u00f6 se oikeasti?<\/p>\n\n\n\n
Kun sis\u00e4lt\u00f6m\u00e4\u00e4r\u00e4t kasvavat ja tekemisen pit\u00e4isi nopeutua eri kanavissa, SharePointin rajat alkavat tulla vastaan. <\/strong><\/p>\n\n\n\n SharePoint tuo arvoa erityisesti tiedostojen ja sis\u00e4ll\u00f6n perushallinnassa. Se kokoaa tiedostot yhteen paikkaan sen sijaan, ett\u00e4 ne olisivat hajallaan eri levyill\u00e4 tai s\u00e4hk\u00f6posteissa. T\u00e4m\u00e4 helpottaa arkea jo paljon.<\/p>\n\n\n\n Se toimii my\u00f6s hyvin organisaation sis\u00e4isess\u00e4 yhteisty\u00f6ss\u00e4. Tiimit voivat muokata dokumentteja yhdess\u00e4, hallita versioita ja seurata muutoksia. Lis\u00e4ksi SharePoint integroituu sujuvasti Microsoftin muihin ty\u00f6kaluihin, kuten Teamsiin, Outlookiin ja OneDriveen.<\/p>\n\n\n\n N\u00e4ist\u00e4 syist\u00e4 SharePoint on hyv\u00e4 ty\u00f6kalu dokumenttien ja sis\u00e4ll\u00f6n hallintaan. Mutta aineistonhallinta on eri asia. <\/strong><\/p>\n\n\n\n Kun SharePointia k\u00e4ytet\u00e4\u00e4n aineistonhallintaan, samat haasteet nousevat esiin yh\u00e4 uudelleen organisaatioissa.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Ensimm\u00e4inen haaste on l\u00f6ydett\u00e4vyys<\/strong>:<\/p>\n\n\n\n Oikean kuvan, videon tai tiedoston l\u00f6yt\u00e4minen vie helposti aikaa, varsinkin kun aineistoa kertyy paljon. Haku perustuu pitk\u00e4lti siihen, miten tiedostot on nimetty ja mihin kansioon ne on tallennettu. Jos nime\u00e4minen ei ole t\u00e4ysin johdonmukaista, aineistoja on vaikea l\u00f6yt\u00e4\u00e4. Toisin kuin digitaalinen aineistonhallinta j\u00e4rjestelm\u00e4, kuten ImageBank X mahdollistaa aineistojen l\u00f6ytymisen pelk\u00e4st\u00e4\u00e4n niit\u00e4 kuvailemalla. Aineistoja ladattaessa mediapankkiin jokainen aineisto saa kuvauksen ja avainsanat. N\u00e4m\u00e4 voidaan generoida t\u00e4ysin teko\u00e4ly\u00e4 hy\u00f6dynt\u00e4en, jolloin aikaa ei kulu aineistojen kuvailuun. T\u00e4m\u00e4n j\u00e4lkeen, jos hakusessa on esimerkiksi kuva auringonlaskusta, voi hakuun vain kirjoittaa auringonlasku<\/em> ja listautuvat esiin kaikki auringonlaskuun liittyv\u00e4t tiedostot. N\u00e4in tiedostojen nimet ja kansiot eiv\u00e4t tarvitse olla muistissa. Toinen haaste liittyy jakamiseen ja br\u00e4ndinhallintaan. Nyky\u00e4\u00e4n sis\u00e4lt\u00f6\u00e4 ei k\u00e4ytet\u00e4 vain sis\u00e4isesti. Mukana on kumppaneita, toimistoja ja j\u00e4lleenmyyji\u00e4, jotka tarvitsevat p\u00e4\u00e4syn samoihin aineistoihin. SharePoint ei ole suunniteltu t\u00e4h\u00e4n k\u00e4ytt\u00f6\u00f6n. Ulkoinen jakaminen on usein kankeaa, eik\u00e4 tarjolla ole br\u00e4nd\u00e4ttyj\u00e4 n\u00e4kymi\u00e4 tai portaaleja. Samalla on vaikea varmistaa, ett\u00e4 kaikki k\u00e4ytt\u00e4v\u00e4t oikeita ja ajantasaisia versioita. T\u00e4m\u00e4 n\u00e4kyy helposti ep\u00e4yhten\u00e4isen\u00e4 br\u00e4ndin\u00e4 ja turhana p\u00e4\u00e4llekk\u00e4isen\u00e4 ty\u00f6n\u00e4.<\/p>\n\n\n\n Julkaisuprosessit<\/strong>:<\/p>\n\n\n\n Kolmas haaste liittyy markkinointiin ja julkaisemiseen. Markkinointitiimien pit\u00e4isi pysty\u00e4 toimimaan nopeasti, mutta SharePoint ei tue t\u00e4t\u00e4 kovin hyvin. Aineistoja ei optimoida automaattisesti eri kanaviin, eik\u00e4 tiedostojen muokkaamiseen, skaalaamiseen tai konvertointiin ole sujuvia ty\u00f6kaluja. My\u00f6sk\u00e4\u00e4n suoria integraatioita julkaisualustoihin ei ole, eik\u00e4 alt-teksteihin tai hakukoneita tukevaan metadataan ole kunnollista tukea. T\u00e4m\u00e4 lis\u00e4\u00e4 manuaalista ty\u00f6t\u00e4 ja hidastaa tekemist\u00e4.<\/p>\n\n\n\n Kyse ei ole siit\u00e4, ett\u00e4 SharePoint olisi huono ty\u00f6kalu. Se ei vain ole tehty aineistonhallintaan.<\/p>\n\n\n\n Toimivin ratkaisu on k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 SharePointia yhdess\u00e4 erillisen DAM-j\u00e4rjestelm\u00e4n eli mediapankin kanssa.<\/p>\n\n\n\n SharePoint toimii hyvin dokumenttien hallinnassa ja sis\u00e4isess\u00e4 yhteisty\u00f6ss\u00e4. mediapankki puolestaan on tehty br\u00e4ndiaineistojen hallintaan, jakamiseen ja hy\u00f6dynt\u00e4miseen.<\/strong> ImageBank X mediapankki pit\u00e4\u00e4 sis\u00e4ll\u00e4\u00e4n integraatiot organisaation omaan Sharepointiin, jolloin materiaalit liikkuvat automaattisesti j\u00e4rjestelmien v\u00e4lill\u00e4.<\/p>\n\n\n\nMiss\u00e4 tilanteissa Sharepoint toimii ihan hyvin?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Miksi Sharepoint ei riit\u00e4 digitaalisen aineistonhallintaan?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Br\u00e4ndinhallinta ja jakaminen<\/strong>:<\/p>\n\n\n\nSharePoint + mediapankki toimivin yhdistelm\u00e4<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Mit\u00e4 mediapankki tekee paremmin kuin SharePoint<\/strong>?<\/h2>\n\n\n\n