En mangelfull taksonomi blir kostbart for markedsføringsteamet

Hvis du jobber med markedsføring eller kommunikasjon, har du sannsynligvis opplevd eller vært vitne til en situasjon som denne: en grafisk designer bruker halvparten av arbeidsdagen på å lage eksisterende grafikk på nytt, fordi ingen klarte å finne den på datamaskinene sine. Det lokale teamet bruker fjorårets logo, fordi den nåværende har forsvunnet et eller annet sted i en gammel delt mappe.

De fleste organisasjoner reagerer på dette ved å prøve å organisere materialet bedre. Nye regler for navngiving av mapper, en ryddeaksjon eller et felles regneark som viser hvor de ulike dokumentene befinner seg. Det fungerer i omtrent seks uker, og så sniker de samme problemene seg inn igjen. Dette skyldes at problemet egentlig aldri handlet om dårlig organisering av materialet. Det handler om to ting som mangler i innholdet ditt: taksonomi og metadata. Når du forstår hva disse er, blir det klart hvorfor mapper aldri ville ha løst dette problemet på egen hånd, og hva slags system som virkelig løser det.

Hva betyr egentlig at innhold forsvinner?

Taksonomi er logikken som ligger til grunn for klassifiseringen av innholdet ditt, det vil si de kategoriene og strukturen som bestemmer hvor materialet hører hjemme og hvordan det kan finnes. Metadata er derimot opplysningene som følger med hvert enkelt materiale. Dette kan for eksempel være opplysninger om hvem som har laget materialet, når det utløper, hvilken kampanje det tilhører og om det i det hele tatt er godkjent for bruk.

De fleste bedrifter som ikke har en egentlig mediebank, har vanligvis heller ikke noen taksonomi eller metadata. Slike bedrifter har mapper der en fil kun kan befinne seg på ett sted om gangen, og kanskje et filnavn som noen har skrevet i all hast. Det er nettopp av denne grunn at man aldri klarer å holde orden i materialet. Du kan rydde opp i mappene i dag, men hvis systemet ikke har innebygd klassifisering og metadata, kommer det samme rotet tilbake så snart en ny kampanje starter eller en ny person blir med i teamet.

Mangler i taksonomien og metadataene kommer til uttrykk på tre forskjellige måter

• Uoverensstemmelser i merkevareuttrykket som er vanskelige å spore: Når det ikke finnes en klar måte å angi hvilken versjon av logoen, malen eller fotografiet som er oppdatert og godkjent, fortsetter utdatert materiale å sirkulere. Ingen gjør dette med vilje, men informasjonen om hvilken versjon som er oppdatert, fremgår ganske enkelt ikke av filen.

• Unødvendige kostnader: Hver gang teamet lager nytt materiale som teknisk sett allerede finnes et eller annet sted, blir arbeidskostnadene doblet. Dette er en av de vanligste og mest oversette kostnadene som oppstår fordi innholdet ikke er klassifisert og merket på riktig måte.

• Brukerrettigheter og risikoer knyttet til overholdelse av regler: Bilder fra bildebanker, innhold produsert av influencere, lisensiert videomateriale m.m. inneholder nesten alltid bruksvilkår og gyldighetsperioder. Hvis denne informasjonen ikke er lagret som strukturerte data i selve materialet, vil noen til slutt publisere noe de ikke burde ha publisert. Dette oppdages vanligvis først i etterkant.

Hvis noe av dette høres kjent ut, er løsningen ikke et bedre mappesystem eller strengere regler for filnavngivning. Løsningen er en mediebank som fra starten av er bygget opp rundt reelle metadata og taksonomi.

Vad en mediebank (DAM) egentligen förändrar

Av ovanstående skäl förtjänar mediebanken beteckningen ”hantering av digitalt material” och inte enbart ”filarkivering”. En DAM-plattform erbjuder en struktur som gör det möjligt att hantera metadata och taksonomi på ett korrekt sätt. Det handlar om ett system där varje resurs kan ha en definierad uppsättning metadatafält. Dessa kan till exempel vara användarrättigheter, giltighetstid, kampanj och godkännandestatus, och man kan även definiera kategorier i systemet.

Någon i ditt team bestämmer dock fortfarande hur denna struktur ska se ut: vilka kategorier som är viktiga för ditt företag, vilka fält som är obligatoriska och vilka namngivningsregler som gäller. Taxonomin måste återspegla hur ditt företag faktiskt organiserar sina produkter, kampanjer och marknader. Artificiell intelligens kan sköta en stor del av det manuella arbetet. Den föreslår taggar, skapar beskrivningar och fyller i metadatafält utifrån innehållet i en bild eller ett dokument, vilket innebär att ditt team inte behöver skriva in varje uppgift för hand.

Detta gynnar särskilt marknadsförings- och kommunikationsteam: det går åt mindre tid till att själv behöva komma ihåg var all information finns. När taxonomin har fastställts och metadata samlas in på ett konsekvent sätt finns informationen inbyggd i själva systemets struktur och är inte längre beroende av endast ett fåtal personers minne.

Vad bör man tänka på när man överväger att skaffa en mediebank?

Några praktiska frågor som det är värt att klargöra med leverantören av mediebanken: Kan ni kräva viss information, såsom användarrättigheter eller giltighetstid, innan materialet får laddas upp till systemet? Och hur stor del av det faktiska märkningsarbetet tar AI över från ert team, eftersom det inte är realistiskt att manuellt beskriva och märka det varumärkesinnehåll som samlats under åren, fil för fil?

Mediebanken ImageBank X har utvecklats just med tanke på kunder som överväger att skaffa en mediebank för första gången. Dess AI-funktioner genererar förslag på taggar, beskrivningar och metadata. Ert team kan granska och bekräfta uppgifterna istället för att skriva allt från grunden. Systemet har inte heller någon användarspecifik prissättning eller användarbegränsningar som skulle hämma teamens arbete, vilket är en viktigare faktor vid anskaffningen av en första mediebank än det kanske låter.

Om ditt varumärkesinnehåll ständigt försvinner, måste skapas om eller publiceras i fel version är det ett tecken på att ingen någonsin har byggt upp en ordentlig struktur bakom ditt innehåll. En kort presentation är oftast det snabbaste sättet att se hur mycket en mediebank kan hjälpa din organisation.

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Hvordan skiller en mediebank seg fra det å bare organisere filene bedre på en nettdisk?

En nettdisk er basert på mapper, og for at den skal fungere, må brukerne huske hvor og hvordan filene er lagret. Mediebanken tilbyr en kategoristruktur der hvert medieelement har strukturert metadata, for eksempel bruksrettigheter og tillatelser. Kunstig intelligens hjelper til med å opprette metadata, slik at man ikke trenger å legge dem inn manuelt hver gang.

Vi er et lite markedsføringsteam. Trenger vi en mediebank?

Hvis teamet ditt allerede nå må lage eksisterende materiale på nytt, sliter med forvirring rundt ulike versjoner eller er usikre på om bruksrettighetene til visse bilder fortsatt gjelder, er dette tegn på at behovet er der, uavhengig av teamets størrelse.

Hva er forskjellen mellom metadata og en tydeligere navngiving av filer?

Et filnavn er en enkelt tekstangivelse som én person velger på et bestemt tidspunkt. Metadata er strukturert, søkbar informasjon, som for eksempel opphavsmann, bruksrettigheter, gyldighetsperiode og kampanje, som knyttes til hvert enkelt materiale. Kunstig intelligens kan generere en stor del av disse automatisk. Deretter kan de hentes frem, kontrolleres og brukes til å filtrere og søke i materialet på en pålitelig måte, uavhengig av hvordan selve filen er navngitt.

Hvor lang tid tar det før man virkelig får nytte av mediebanken?

Fastsettelsen av taksonomien og kategoristrukturen skjer vanligvis allerede på et tidlig stadium ved hjelp av tjenesteleverandørens retningslinjer. AI-støttet merking av materialet fremskynder i betydelig grad tilføyelsen av metadata til både nytt og eksisterende innhold. De fleste team opplever at materialet er ordnet og søkbart lenge før en helt manuell merkningsprosess ville vært fullført.