En bristfällig taxonomi blir kostsam för marknadsföringsteamet

Om du arbetar med marknadsföring eller kommunikation har du förmodligen upplevt eller bevittnat en situation som denna: en grafisk formgivare tillbringar halva sin arbetsdag med att skapa om redan befintlig grafik, eftersom ingen kunde hitta den på sina datorer. Det lokala teamet använder förra årets logotyp eftersom den nuvarande har hamnat någonstans i en gammal delad mapp.

De flesta organisationer reagerar på detta genom att försöka organisera materialet bättre. Nya regler för namngivning av mappar, en städrunda eller en delad tabell som listar var olika material finns. Det fungerar i ungefär sex veckor, och sedan smyger sig samma problem tillbaka. Detta beror på att problemet egentligen aldrig handlade om dålig organisering av materialet. Det handlar om två saker som saknas i ditt innehåll: taxonomi och metadata. När du förstår vad de är blir det tydligt varför mappar aldrig skulle ha löst detta problem på egen hand och vilket slags system som verkligen löser det.

Vad innebär det egentligen att innehåll försvinner?

Taksonomi är den logik som ligger till grund för klassificeringen av ditt innehåll, det vill säga de kategorier och den struktur som avgör var materialet hör hemma och hur det kan hittas. Metadata är å sin sida den information som medföljer varje enskilt material. Det kan till exempel handla om vem som har skapat materialet, när dess giltighetstid löper ut, vilken kampanj det ingår i och om det överhuvudtaget har godkänts för användning.

De flesta företag som inte har någon egentlig mediebank saknar vanligtvis även taxonomi och metadata. Dessa företag har mappar där en fil bara kan finnas på en plats åt gången, och kanske ett filnamn som någon har skrivit i all hast. Det är just därför som man aldrig lyckas hålla ordning på materialet. Du kan rensa upp i mapparna idag, men om systemet inte har inbyggd klassificering och metadata återkommer samma kaos så fort en ny kampanj startar eller någon ny person ansluter sig till teamet.

Bristerna i taxonomin och metadata framträder på tre olika sätt

• Inkonsekvenser i varumärkesprofilen som är svåra att spåra: När det inte finns något tydligt sätt att ange vilken version av logotypen, mallen eller fotografiet som är aktuell och godkänd, fortsätter föråldrat material att cirkulera. Ingen gör detta medvetet, utan informationen om vilken version som är aktuell framgår helt enkelt inte av filen.

• Onödiga kostnader: Varje gång teamet skapar material på nytt som tekniskt sett redan finns någonstans fördubblas arbetskostnaderna. Detta är en av de vanligaste och mest förbisedda kostnaderna som uppstår till följd av att innehållet inte har klassificerats och märkts på rätt sätt.

• Användarrättigheter och risker kopplade till efterlevnad av regler: Bilder från bildbanker, innehåll som skapats av influencers, licensierat videomaterial m.m. innehåller nästan alltid användarvillkor och giltighetstider. Om dessa uppgifter inte har lagrats som strukturerad information i själva materialet kommer någon så småningom att publicera något som inte borde ha publicerats. Detta upptäcks oftast först i efterhand.

Om något av detta låter bekant är lösningen inte ett bättre mappningssystem eller strängare regler för filnamngivning. Lösningen är en mediebank som från början är uppbyggd kring verkliga metadata och taxonomi.

Vad en mediebank (DAM) egentligen förändrar

Av ovanstående skäl förtjänar mediebanken beteckningen ”hantering av digitalt material” och inte enbart ”filarkivering”. En DAM-plattform erbjuder en struktur som gör det möjligt att hantera metadata och taksonomi på ett korrekt sätt. Det handlar om ett system där varje resurs kan ha en definierad uppsättning metadatafält. Dessa kan till exempel vara användarrättigheter, giltighetstid, kampanj och godkännandestatus, och man kan även definiera kategorier i systemet.

Det är dock fortfarande någon i ditt team som bestämmer hur denna struktur ska se ut: vilka kategorier som är viktiga för ditt företag, vilka fält som är obligatoriska och vilka namngivningskonventioner som gäller. Taxonomin måste återspegla hur ditt företag faktiskt organiserar sina produkter, kampanjer och marknader. Artificiell intelligens kan sköta en stor del av det manuella arbetet. Den föreslår taggar, skapar beskrivningar och fyller i metadatafält utifrån innehållet i en bild eller ett dokument, vilket innebär att ditt team inte behöver skriva in varje uppgift för hand.

Detta gynnar särskilt marknadsförings- och kommunikationsteam: det går åt mindre tid till att själv behöva komma ihåg var all information finns. När taxonomin har fastställts och metadata samlas in på ett konsekvent sätt finns informationen inbyggd i själva systemets struktur och är inte längre beroende av endast ett fåtal personers minne.

Vad bör man tänka på när man överväger att skaffa en mediebank?

Några praktiska frågor som det är värt att klargöra med leverantören av mediebanken: Kan ni kräva viss information, såsom användarrättigheter eller giltighetstid, innan materialet får laddas upp till systemet? Och hur stor del av det faktiska märkningsarbetet tar AI över från ert team, eftersom det inte är realistiskt att manuellt beskriva och märka det varumärkesinnehåll som samlats under åren, fil för fil?

Mediebanken ImageBank X har utvecklats just med tanke på kunder som överväger att skaffa en mediebank för första gången. Dess AI-funktioner genererar förslag på taggar, beskrivningar och metadata. Ert team kan granska och bekräfta uppgifterna istället för att skriva allt från grunden. Systemet har inte heller någon användarspecifik prissättning eller användarbegränsningar som skulle hämma teamens arbete, vilket är en viktigare faktor vid anskaffningen av en första mediebank än det kanske låter.

Om ditt varumärkesinnehåll ständigt försvinner, måste skapas om eller publiceras i fel version är det ett tecken på att ingen någonsin har byggt upp en ordentlig struktur bakom ditt innehåll. En kort presentation är oftast det snabbaste sättet att se hur mycket en mediebank kan hjälpa din organisation.

Vanliga frågor (FAQ)

Hur skiljer sig en mediebank från att bara organisera filerna bättre på en nätverksdisk?

Nätverksdisken bygger på mappar, vars funktion förutsätter att användarna kommer ihåg var och hur filerna har sparats. Mediebanken erbjuder en kategoristruktur där varje objekt har strukturerade metadata, såsom användarrättigheter och tillstånd. Artificiell intelligens hjälper till att skapa metadata, vilket innebär att de inte behöver matas in manuellt varje gång.

Vi är ett litet marknadsföringsteam. Behöver vi en mediebank?

Om ditt team redan nu tvingas återskapa befintligt material, kämpar med förvirring kring olika versioner eller undrar om användarrättigheterna för vissa bilder fortfarande gäller, är det tecken på att behovet finns, oavsett teamets storlek.

Vad är skillnaden mellan metadata och tydligare namngivning av filer?

Ett filnamn är en enskild textangivelse som en person väljer vid ett visst tillfälle. Metadata är strukturerad, sökbar information, såsom upphovsman, användarrättigheter, giltighetstid och kampanj, som kopplas till varje material. Artificiell intelligens kan generera en stor del av dessa uppgifter automatiskt. Därefter kan de begäras fram, kontrolleras och användas för att filtrera och söka efter material på ett tillförlitligt sätt, oavsett hur själva filen har namngivits.

Hur lång tid tar det innan man verkligen kan dra nytta av mediebanken?

Fastställandet av taxonomin och kategoristrukturen sker vanligtvis redan i ett tidigt skede med hjälp av tjänsteleverantörens anvisningar. AI-stödd märkning av materialet påskyndar avsevärt tillägget av metadata till såväl nytt som befintligt innehåll. De flesta team upptäcker att materialet är ordnat och sökbart långt innan en helt manuell märkningsprocess skulle ha hunnit slutföras.