Puutteellinen taksonomia tulee markkinointitiimille kalliiksi

Jos työskentelet markkinoinnin tai viestinnän parissa, olet todennäköisesti kokenut tai ollut todistamassa tämän kaltaista tilannetta: graafinen suunnittelija viettää puolet työpäivästään luomassa uudelleen jo olemassa olevaa grafiikkaa, koska kukaan ei löytänyt sitä tietokoneiltaan. Paikallinen tiimi käyttää viime vuoden logoa, koska nykyinen on hautautunut jonnekin vanhaan jaettuun kansioon.

Useimmat organisaatiot reagoivat tähän yrittämällä järjestää aineistot paremmin. Uusia kansioiden nimeämissääntöjä, siivoussprintti, tai jaettu taulukko, jossa luetellaan, missä eri aineistot sijaitsevat. Se toimii noin kuusi viikkoa, ja sitten samat ongelmat hiipivät takaisin. Tämä johtuu siitä, että ongelma ei koskaan oikeastaan liittynyt aineistojen huonoon järjestämiseen. Kyse on kahdesta asiasta, jotka sisällöltäsi puuttuvat: taksonomiasta ja metatiedoista. Kun ymmärrät, mitä ne ovat, on selvää, miksi kansiot eivät koskaan olisi ratkaisseet tätä ongelmaa yksinään ja millainen järjestelmä todella ratkaisee.

Mitä sisältöjen katoaminen oikeasti tarkoittaa

Taksonomia on sisältösi luokittelun taustalla oleva logiikka, eli ne kategoriat ja rakenne, jotka määrittävät, mihin aineisto kuuluu ja miten se löytyy. Metatiedot taas ovat kunkin yksittäisen aineiston mukana olevia tietoja. Näitä ovat esimerkiksi tiedot siitä, kuka aineiston on luonut, milloin sen voimassaolo päättyy, mihin kampanjaan se kuuluu ja onko se ylipäätään hyväksytty käytettäväksi.

Useimmilla yrityksillä, joilla ei ole varsinaista mediapankkia, ei ole tavallisesti myöskään taksonomiaa tai metatietoja. Näillä yrityksillä on kansioita, joissa tiedosto voi olla vain yhdessä paikassa kerrallaan, ja ehkä tiedostonimi, jonka joku on kirjoittanut kiireessä. Juuri tästä syystä aineistojen järjestelyssä ei koskaan pysytä ajan tasalla. Voit siivota kansioita tänään, mutta ellei järjestelmään ole sisäänrakennettu luokittelua ja metatietoja, sama sotku palaa heti, kun uusi kampanja käynnistyy tai joku uusi henkilö liittyy tiimiin.

Puutteet taksonomiassa ja metatiedoissa ilmenevät kolmella eri tavalla

• Brändi-ilmeen rikkonaisuus, jota on vaikea jäljittää: Kun ei ole selkeää tapaa merkitä, mikä logo-, mallipohja- tai valokuvaversio on ajantasainen ja hyväksytty, vanhentuneet aineistot jäävät kiertämään. Kukaan ei tee tätä tahallaan, vaan tieto siitä, mikä versio on ajantasainen, ei yksinkertaisesti ilmene tiedostosta.

• Turhat kustannukset: Joka kerta, kun tiimi luo uudelleen aineiston, joka teknisesti ottaen on jo olemassa jossain, työn kulut tuplaantuvat. Tämä on yksi yleisimmistä ja huomaamattomimmista kustannuksista, jotka aiheutuvat siitä, ettei sisältöä ole luokiteltu ja merkitty asianmukaisesti.

• Käyttöoikeudet ja sääntöjen noudattamiseen liittyvät riskit: Kuvapankkien kuvat, vaikuttajien tuottama sisältö, lisensoidut videomateriaalit ym. sisältävät lähes aina käyttöehdot ja voimassaoloajat. Jos näitä tietoja ei ole tallennettu jäsenneltyinä tietoina itse aineistoon, joku julkaisee lopulta jotain, mitä ei olisi saanut julkaista. Tämä havaitaan yleensä vasta jälkikäteen.

Jos jokin näistä kuulostaa tutulta, ratkaisu ei ole parempi kansiojärjestelmä tai tiukemmat tiedostojen nimeämissäännöt. Ratkaisu on mediapankki, joka on alusta alkaen rakennettu todellisten metatietojen ja taksonomian ympärille.

Mitä mediapankki (DAM) todellisuudessa muuttaa

Edeltävien syiden takia mediapankki ansaitsee nimityksen ”digitaalisten aineistojen hallinta”, eikä pelkästään ”tiedostojen tallennus”. DAM-alusta tarjoaa rakenteen, jonka avulla metatiedot ja taksonomia voidaan hoitaa asianmukaisesti. Kyseessä on järjestelmä, jossa jokaisella aineistolla voi olla määritelty joukko metatietokenttiä. Näitä voivat olla esimerkiksi käyttöoikeudet, voimassaoloaika, kampanja ja hyväksymistila, ja järjestelmässä voidaan myös määrittää luokkia.

Joku tiimistäsi määrittelee kuitenkin edelleen, miltä tämä rakenne näyttää: mitkä kategoriat ovat tärkeitä yrityksellesi, mitkä kentät ovat pakollisia ja mitkä ovat hyväksytyt nimeämiskäytännöt. Taksonomian on heijastettava sitä, miten yrityksesi tosiasiassa järjestää tuotteensa, kampanjansa ja markkinansa. Tekoäly voi hoitaa suuren osan manuaalisesta työstä. Se ehdottaa tunnisteita, luo kuvauksia ja täyttää metatietokenttiä kuvan tai asiakirjan sisällön perusteella, jolloin tiimisi ei tarvitse kirjoittaa jokaista tietoa käsin.

Erityisesti markkinointi- ja viestintätiimejä tämä hyödyttää: kuluu vähemmän aikaa siihen, että joudutaan itse muistamaan, missä kaikki tieto sijaitsee. Kun taksonomia on määritetty ja metatietoja kerätään johdonmukaisesti, tieto sijaitsee järjestelmän rakenteessa itsessään, eikä ole enää vain muutaman henkilön muistin varassa.

Mitä kannattaa ottaa huomioon, kun pohdit mediapankin hankintaa

Muutamia käytännön asioita, joita kannattaa selvittää mediapankin tarjoajalta: Voitteko vaatia tiettyjä tietoja, kuten käyttöoikeuksia tai voimassaoloaikaa, ennen kuin aineistoa saa ladata järjestelmään? Ja kuinka suuren osan varsinaisesta merkintätyöstä tekoäly ottaa tiimiltänne pois, sillä vuosien aikana kertyneen brändisisällön manuaalinen kuvailu ja merkitseminen tiedosto kerrallaan ei ole realistista?

ImageBank X -mediapankki on kehitetty juuri ensimmäistä kertaa mediapankkia pohtivia asiakkaita silmällä pitäen. Sen tekoälyominaisuudet tuottavat ehdotuksia tunnisteiksi, kuvauksiksi ja metatiedoiksi. Tiimisi voi tarkistaa ja vahvistaa tiedot sen sijaan, että kirjoittaisi kaiken alusta alkaen. Järjestelmässä ei myöskään ole käyttäjäkohtaista hinnoittelua tai käyttäjärajoituksia, jotka jarruttaisivat tiimien toimintaa, mikä on ensimmäisen mediapankin hankinnan yhteydessä tärkeämpi seikka kuin miltä se kuulostaa.

Jos brändisisältösi katoaa jatkuvasti, niitä joudutaan luomaan uudelleen tai niitä julkaistaan jatkuvasti väärässä versiossa, on se merkki siitä, että kukaan ei ole koskaan rakentanut sisältösi taustalle kunnollista rakennetta. Lyhyt esittely on yleensä nopein tapa nähdä, kuinka paljon mediapankki voi auttaa organisaatiotasi.

Usein kysytyt kysymykset (UKK)

Miten mediapankki eroaa siitä, että tiedostot vaan järjestää paremmin verkkolevyllä?

Verkkolevy perustuu kansioihin, joiden toimivuus riippuu siitä, että käyttäjät muistavat, mihin ja miten tiedostot on tallennettu. Mediapankki tarjoaa kategoriarakenteen, jossa jokaisella aineistokohteella on jäsenneltyjä metatietoja, kuten käyttöoikeudet ja -luvat. Tekoäly auttaa metatietojen luomisessa, jolloin niitä ei tarvitse syöttää manuaalisesti joka kerta.

Olemme pieni markkinointitiimi. Tarvitsemmeko mediapankkia?

Jos tiimisi joutuu jo nyt luomaan uudelleen olemassa olevia aineistoja, kamppailee versioiden sekaannusten kanssa tai epäilee, onko tiettyjen kuvien käyttöoikeudet edelleen voimassa, ovat ne merkkejä siitä, että tarve on olemassa tiimin koosta riippumatta.

Mitä eroa on metatiedoilla ja tiedostojen selkeämmällä nimeämisellä?

Tiedostonimi on yksittäinen tekstimerkintä, jonka yksi henkilö valitsee tietyllä hetkellä. Metatiedot ovat jäsenneltyjä, haettavia tietoja, kuten tekijä, käyttöoikeudet, voimassaoloaika ja kampanja, jotka liitetään jokaiseen aineistoon. Tekoäly voi tuottaa suuren osan niistä automaattisesti. Sen jälkeen niitä voidaan vaatia, tarkistaa ja käyttää aineistojen suodattamiseen ja etsimiseen luotettavasti riippumatta siitä, miten itse tiedosto on nimetty.

Kuinka kauan kestää, ennen kuin mediapankista hyötyy aidosti?

Taksonomian ja kategoriarakenteen määrittäminen tapahtuu yleensä jo varhaisessa vaiheessa palveluntarjoajan ohjeiden avulla. Tekoälyn avustama aineistojen merkitseminen nopeuttaa merkittävästi metatietojen lisäämistä sekä uuteen että olemassa olevaan sisältöön. Useimmat tiimit huomaavat, että aineistot ovat järjestyksessä ja haettavissa jo kauan ennen kuin täysin manuaalinen merkitsemisprosessi olisi saatu päätökseen.