Slutten på manuelle katalogoppdateringer: hvordan ledende industribedrifter automatiserer katalogproduksjonen?

Katalogen skal være ferdig i morgen, men halvparten av produktbildene ligger et sted på en felles server. Det tar tid å finne dem, og du er ikke engang helt sikker på hvilken versjon som er den sist godkjente. Prisene ligger i et regneark. Den nyeste versjonen er begravd i noens innboks. Ett produkt ble nylig utfaset, men ingen husket å nevne det før layoutarbeidet startet.

Å lage produktkataloger, prislister, tekniske datablad og annet PDF-materiale manuelt tar tid.

Det samme skjer hver gang en katalog skal opprettes, oppdateres eller oversettes til et nytt marked. Resultatet er at mange selskaper bare oppdaterer katalogene sine noen få ganger i året. Å korrigere informasjon på tvers av språk, kanaler og materiell blir et prosjekt i seg selv. Små oppdateringer blir utsatt. Noen blir aldri gjennomført.

Men hva om kataloger kunne genereres automatisk fra dataene dine? Hva om innsamling av informasjon, håndtering av oversettelser og manuelle oppdateringer rett og slett forsvant fra oppgavelisten din?

Det starter med én sannhetskilde

Automatisk katalogproduksjon handler ikke om å erstatte designere. Det handler om å fjerne manuelt arbeid. For å få det til trenger du to ting: én sannhetskilde for digitale ressurser og én sannhetskilde for produktinformasjon. Med andre ord et DAM-system og et PIM-system.

Et Digital Asset Management-system (DAM) som ImageBank X håndterer:

• Produktbilder
• Videoer
• Bruksanvisninger
• Sertifikater
• Installasjonsveiledninger
• Markedsføringsmateriell

Et Product Information Management-system (PIM) håndterer produktdata:

• Produktnavn
• Spesifikasjoner
• Mål og dimensjoner
• Priser
• Kategorier
• Oversettelser

Når disse systemene fungerer hver for seg, blir mennesker integrasjonen mellom dem. Når de kobles sammen, flyter informasjonen automatisk. Sammenkoblet data eliminerer unødvendig manuelt arbeid og skaper mer effektive arbeidsprosesser.

Bygg et sammenkoblet produktøkosystem

Et moderne produktøkosystem kobler sammen produktinformasjon, digitale ressurser og publiseringskanaler i én kontinuerlig flyt. Produktinformasjonen administreres i PIM-systemet. Produktbilder, videoer, dokumenter og annet støttemateriell administreres i DAM-systemet.

Den samme informasjonen kan deretter publiseres automatisk i alle kanaler, fra nettbutikker og forhandlerportaler til nettsider, produktkataloger, prislister og tekniske datablad.

I stedet for å vedlikeholde informasjon separat i hver kanal, administrerer du den én gang og publiserer den overalt.

Når informasjon flyter automatisk

Når DAM-systemet ditt, som ImageBank X, er koblet til PIM-systemet, er digitale ressurser og produktinformasjon alltid synkronisert. Med Mediasignals Catalog Generator kan kataloger, prislister, datablad og annet produktmateriell genereres direkte fra kildedataene.

Ingen manuell kopiering og liming. Ingen leting etter bilder. Ingen behov for å bygge opp layouten på nytt hver gang informasjon endres.

Katalogmalen opprettes én gang. Innholdet oppdateres automatisk fra de tilkoblede systemene.

En katalog er ikke lenger bare en fil

Tradisjonelt er en katalog en fil. Den er korrekt i det øyeblikket den publiseres, og blir gradvis utdatert derfra.

En dynamisk katalog fungerer annerledes. Den henter produktinformasjon og godkjente ressurser direkte fra kildesystemene hver gang den genereres, eksporteres eller publiseres.

Når en pris endres i PIM-systemet, oppdateres den automatisk i katalogen. Det samme gjelder produktbilder. Hvis et nytt bilde lastes opp og godkjennes i DAM-systemet, vises det automatisk i alle kataloger det er koblet til. Katalogen blir dermed et levende vindu inn i produktdataene dine, i stedet for et øyeblikksbilde fra et bestemt tidspunkt.

Hva betyr dette i praksis?

Produktsider i nettbutikken, digitale kataloger og trykte brosjyrer viser alltid de samme prisene, beskrivelsene og bildene fordi de henter informasjon fra samme kilde.

Tekniske datablad inneholder alltid de nyeste spesifikasjonene, dimensjonene, sertifiseringene og dokumentasjonene. Salgsteamet trenger ikke lenger å kontrollere om en brosjyre fortsatt er oppdatert. Partnere har alltid tilgang til det nyeste godkjente materialet. Ingen flere utdaterte filer som ble sendt for seks måneder siden. Ingen usikkerhet om hvilken versjon som skal brukes.

Kataloger og datablad kan genereres automatisk på flere språk ved hjelp av de samme produktdataene og godkjente ressursene. Lansering av produkter i nye markeder går betydelig raskere.

Slutt å bygge kataloger. Begynn å generere dem.

Når digital ressursforvaltning og produktinformasjonsforvaltning fungerer sammen, slutter katalogproduksjon å være et prosjekt. Det blir en automatisert prosess som kjører i bakgrunnen.

Markedsføringsteam bruker mindre tid på å samle informasjon. Produktteam bruker mindre tid på å vedlikeholde filer. Salgsteam får raskere tilgang til oppdatert materiell. Og kundene mottar korrekt informasjon i alle kanaler.

Spørsmålet er ikke lenger hvor raskt teamet ditt kan oppdatere en katalog.
Spørsmålet er hvorfor dere fortsatt oppdaterer kataloger manuelt.