Tuotekatalogien koostaminen uudella tavalla: vähemmän käsityötä, aina ajantasaiset tiedot

Tuotekatalogin pitäisi valmistua huomiseksi, mutta puolet tuotekuvista on vaikeasti löydettävissä yhteisellä verkkolevyllä. Kuvien etsimiseen kuluu paljon työaikaa, etkä ole täysin varma, mikä kuvista on viimeisin hyväksytty versio. Hinnasto löytyy Excel-taulukosta, jonka uusin versio on hautautunut myynnin sähköpostiin. Yksi tuotteista on hiljattain poistunut valikoimasta, mutta tieto ei ehtinyt sinulle ennen taiton aloittamista.

Nämä ovat yleisiä ongelmia, kun tuotekatalogit koostetaan manuaalisesti eri lähteistä. Sen lisäksi, että tiedon löytäminen ja käyttäminen on tahmeaa, kuluu käsin taittamisessa tolkuttomasti aikaa.

Sama työ toistuu aina, kun katalogi luodaan, päivitetään tai käännetään uudelle markkina-alueelle, eikä todellisuudessa tiimeillä ole aikaa päivittää katalogeja ajan tasalle samassa tahdissa, kun tiedot vanhenevat.

Entä jos tuotekatalogit voitaisiin muodostaa automaattisesti yrityksesi tiedoista? Mitä jos tietojen kokoaminen, käännösversioiden hallinta ja manuaaliset päivitykset poistuisivat kokonaan tehtävälistaltasi?

Kaikki alkaa yhdestä luotettavasta tietolähteestä

Tuotekatalogien automaattinen koostaminen ei tarkoita suunnittelijoiden korvaamista. Sen tarkoituksena on poistaa turhaa manuaalista työtä, mutta jotta tässä onnistutaan tarvitaan pohjalle luotettavat tietolähteet: yksi digitaalisille aineistoille ja toinen tuotetiedoille. Käytännössä tämä tarkoittaa DAM-järjestelmää (Digital Asset Management System) ja PIM-järjestelmää (Product Information Management System).

ImageBank X kaltainen DAM-järjestelmä hallitsee esimerkiksi:

• tuotekuvia
• videoita
• käyttöohjeita
• sertifikaatteja
• asennusohjeita
• markkinointimateriaaleja

PIM-järjestelmä puolestaan hallitsee tuotetietoja, kuten:

• tuotenimiä
• teknisiä tietoja
• mittoja
• hintoja
• tuoteryhmiä
• käännöksiä

Kun järjestelmät toimivat erillään, ihmiset joutuvat siirtämään tietoa niiden välillä. On sanomattakin selvää, että tähän kuluu työaikaa, joka voitaisiin vapauttaa yhdistämällä järjestelmät ja automatisoimalla tietojen kulku järjestelmien välillä. Yhdistetty tieto vähentää turhaa käsityötä ja tekee tuotekatalogien koostamisesta huomattavasti sujuvampaa.

Rakenna automatisoitu tuote-ekosysteemi

Modernissa tuote-ekosysteemissä tuotetiedot, digitaaliset aineistot ja julkaisukanavat muodostavat yhden jatkuvan tiedonkulun.

Tuotetietoja hallitaan PIM-järjestelmässä. Tuotekuvia, videoita, dokumentteja ja muita tuotteisiin liittyviä aineistoja hallitaan DAM-järjestelmässä.

Samat tiedot voidaan tämän jälkeen julkaista automaattisesti eri kanaviin:

• verkkokauppaan
• jälleenmyyjäportaaleihin
• verkkosivuille
• tuotekatalogeihin
• hinnastoihin
• teknisiin tuotekortteihin

Sen sijaan, että tietoja päivitettäisiin erikseen jokaiseen kanavaan, niitä hallitaan saumattomasti suoraan lähteistä käsin ja julkaistaan automaattisesti haluamaasi kanaviin.

Mitä tämä mahdollistaa?

Kun ImageBank X kaltainen DAM-järjestelmä yhdistetään PIM-järjestelmään, tuotteisiin liittyvien aineistojen pohjalta voidaan generoida täysin automatisoidusti erilaisia tuotekatalogeja, -hinnastoja, asennusohjeita ja muita tuotedokumentteja. Hyvä esimerkki tästä on Mediasignalin Catalog Generator.

Ei enää manuaalista kopiointia. Ei kuvien etsimistä eri kansioista. Ei taittopohjien rakentamista uudelleen aina, kun jokin tieto muuttuu.

Tuotekatalogi ei ole enää vain staattinen tiedosto

Perinteisesti tuotekatalogi on staattinen tiedosto. Sen tiedot ovat oikein julkaisuhetkellä, mutta alkavat vähitellen vanhentua heti sen jälkeen.

Dynaaminen tuotekatalogi toimii toisin. Se hakee tuotetiedot ja hyväksytyt aineistot suoraan lähdejärjestelmistä aina, kun katalogi muodostetaan, viedään tiedostoksi tai julkaistaan.

Kun hinta muuttuu PIM-järjestelmässä, uusi hinta päivittyy myös katalogiin. Sama koskee tuotekuvia. Kun uusi kuva lisätään ja hyväksytään DAM-järjestelmässä, se voidaan päivittää automaattisesti kaikkiin niihin katalogeihin, joihin kyseinen tuote on yhdistetty.

Tuotekatalogista tulee ajantasainen näkymä tuotetietoihin, ei vain tiettyyn hetkeen tallennettu versio.

Mitä hyötyä tämä tuo arkeesi?

• Verkkokaupan tuotesivuilla, digitaalisissa tuotekatalogeissa ja painetuissa esitteissä voidaan käyttää samoja hintoja, kuvauksia ja tuotekuvia, koska tiedot haetaan samoista lähteistä.
• Tekniset tuotekortit sisältävät aina uusimmat tuotetiedot, mitat, sertifikaatit ja dokumentit.
• Myyjien ei tarvitse tarkistaa erikseen, onko esite edelleen ajan tasalla.
• Kumppaneilla ja jälleenmyyjillä on käytettävissään uusimmat hyväksytyt materiaalit.
• Kuusi kuukautta sitten sähköpostilla lähetettyihin tiedostoihin ei tarvitse enää luottaa. Myöskään oikean version valitsemista ei tarvitse arvailla.
• Tuotekatalogit ja tuotekortit voidaan muodostaa automaattisesti useilla kielillä samoista tuotetiedoista ja hyväksytyistä aineistoista.
• Samalla uusien tuotteiden ja markkina-alueiden lanseeraukset nopeutuvat merkittävästi.

Lopuksi

Kun tuotekuvat ja tuotetiedot toimivat yhdessä, tuotekatalogien koostaminen ei ole enää erillinen projekti. Siitä tulee taustalla toimiva automatisoitu prosessi.

Markkinointitiimi käyttää vähemmän aikaa tietojen keräämiseen. Tuotetiimi säästyy tiedostojen jatkuvalta ylläpitämiseltä. Myynti saa ajantasaiset materiaalit nopeammin. Asiakkaat saavat oikeat tuotetiedot jokaisessa kanavassa.

Kysymys ei enää ole siitä, kuinka nopeasti tiimisi pystyy päivittämään tuotekatalogin. Kysymys kuuluu: miksi katalogeja päivitetään edelleen käsin?