Slutet för manuella kataloguppdateringar - Så automatiserar ledande tillverkare sin katalogproduktion

Katalogen ska vara klar i morgon, men hälften av produktbilderna ligger någonstans på en gemensam server. Det tar tid att hitta dem, och du är inte helt säker på vilken version som är den senast godkända. Priserna finns i ett kalkylblad. Den senaste versionen råkar ligga begravd i någons inkorg. En produkt har nyligen utgått ur sortimentet, men ingen kom ihåg att nämna det innan layoutarbetet började.

Att skapa produktkataloger, prislistor, tekniska produktblad och annat PDF-material manuellt tar tid. Mycket tid.

Samma sak händer varje gång en katalog ska skapas, uppdateras eller översättas för en ny marknad. Därför uppdaterar många företag sina kataloger bara några gånger om året. Att korrigera information i flera språkversioner, kanaler och material blir ett projekt i sig. Små uppdateringar skjuts upp. Vissa blir aldrig gjorda.

Men tänk om katalogerna kunde skapas automatiskt från er data? Tänk om insamling av information, hantering av översättningar och manuella uppdateringar helt enkelt försvann från er att göra-lista?

Allt börjar med en gemensam informationskälla

Automatisk katalogproduktion handlar inte om att ersätta designers. Det handlar om att ta bort onödigt manuellt arbete. För att det ska vara möjligt behövs två saker: en gemensam källa för digitala material och en gemensam källa för produktinformation. Ett DAM-system och ett PIM-system.

Ett Digital Asset Management-system, eller DAM-system, som ImageBank X hanterar:

• produktbilder
• videor
• manualer
• certifikat
• installationsanvisningar
• marknadsföringsmaterial

Ett Product Information Management-system, eller PIM-system, hanterar produktinformation som:

• produktnamn
• specifikationer
• mått
• priser
• kategorier
• översättningar

När systemen fungerar separat blir människorna integrationslagret mellan dem. När systemen är sammankopplade rör sig informationen automatiskt. Sammankopplad data minskar det manuella arbetet och skapar effektivare arbetsflöden.

Skapa ett sammanhängande produktekosystem

Ett modernt produktekosystem kopplar samman produktinformation, digitala material och publiceringskanaler i ett kontinuerligt flöde. Produktinformationen hanteras i PIM-systemet. Produktbilder, videor, dokument och kompletterande material hanteras i DAM-systemet.

Samma information kan sedan publiceras automatiskt i alla kanaler, från e-handelsplattformar och återförsäljarportaler till webbplatser, produktkataloger, prislistor och tekniska produktblad.

I stället för att underhålla informationen separat i varje kanal hanterar ni den en gång och publicerar den överallt.

När informationen rör sig automatiskt

När ett DAM-system som ImageBank X är integrerat med ert PIM-system hålls digitala material och produktinformation synkroniserade. Med Mediasignals Catalog Generator kan kataloger, prislistor, produktblad och annat produktmaterial skapas direkt från källdatan.

Ingen manuell kopiering. Inget letande efter bilder. Inget behov av att bygga om layouten varje gång informationen ändras.

Katalogmallen skapas en gång. Innehållet uppdateras automatiskt från de sammankopplade systemen.

En katalog är inte längre bara en fil

Traditionellt är en katalog en fil. Informationen är korrekt när katalogen publiceras, men börjar gradvis bli inaktuell från den stunden.

En dynamisk katalog fungerar annorlunda. Den hämtar produktinformation och godkänt material direkt från källsystemen varje gång den skapas, exporteras eller publiceras.

När ett pris ändras i PIM-systemet uppdateras det också i katalogen. Detsamma gäller produktbilder. Om en ny bild laddas upp och godkänns i DAM-systemet visas den automatiskt i alla kataloger där den är kopplad till produkten.

Katalogen blir en aktuell vy över er produktinformation i stället för en ögonblicksbild från en viss tidpunkt.

Vad innebär det i praktiken?

• Produktsidor i e-handeln, digitala kataloger och tryckta broschyrer visar alltid samma priser, beskrivningar och bilder eftersom informationen hämtas från samma källa.
• Tekniska produktblad innehåller alltid de senaste specifikationerna, måtten, certifikaten och dokumenten.
• Säljteamet behöver inte längre kontrollera om en broschyr fortfarande är aktuell.
• Partners har alltid tillgång till det senaste godkända materialet.
• Inga fler inaktuella filer som skickades för sex månader sedan.
• Ingen mer osäkerhet om vilken version som ska användas.
• Kataloger och produktblad kan skapas automatiskt på flera språk med hjälp av samma produktinformation och godkända material.
• Lanseringar på nya marknader går betydligt snabbare.

Sluta bygga kataloger. Börja generera dem.

När hanteringen av digitala material och produktinformation fungerar tillsammans slutar katalogproduktionen att vara ett separat projekt. Den blir en automatiserad process som körs i bakgrunden.

Marknadsteamet lägger mindre tid på att samla in information. Produktteamet lägger mindre tid på att underhålla filer. Säljteamet får snabbare tillgång till aktuellt material. Kunderna får korrekt information i alla kanaler.

Frågan är inte längre hur snabbt ert team kan uppdatera en katalog. Frågan är varför katalogerna fortfarande uppdateras manuellt.