Mediapankki (DAM) vs. OneDrive ja muut pilvitallennustilat - mitä eroa niillä on?

Digital Asset Management (DAM) -ratkaisu, eli mediapankki ja pilvisynkronointitallennuspalvelut, kuten Microsoft OneDrive, voivat ensi silmäyksellä näyttää samanlaisilta, mutta todellisuudessa ne palvelevat eri tarkoituksia. Mitä eroa yrityksen omalla mediapankilla ja pilvitallennustilalla on?

Mediapankki on suunniteltu erityisesti auttamaan organisaatioita tallentamaan, järjestämään ja hallitsemaan digitaalisia aineistoja, kuten kuvia, videoita, asiakirjoja ja grafiikkaa. Näitä aineistoja käytetään usein markkinointiin, brändäämiseen ja muihin liiketoimintatarkoituksiin ja niiden on oltava helposti saatavilla ja hyvin organisoituja, jotta tiimit voivat käyttää niitä vaivattomasti.

OneDrive puolestaan on pilvitallennuspalvelu, jonka avulla käyttäjät voivat tallentaa ja synkronoida tiedostojaan eri laitteiden välillä. Se on suunnattu enemmän henkilökohtaisten tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen ammattimaisen resurssinhallinnan sijaan.

Mediapankki vai OneDrive?

Tässä on muutamia keskeisiä eroja mediapankin ja pilvisynkronointitallennuspalvelujen välillä:

Kehittynyt aineistojen järjestäminen ja metatiedot

DAM-ohjelmistossa eli mediapankissa on usein kehittyneempiä ominaisuuksia resurssien järjestämiseen ja merkitsemiseen, kuten mukautettuja metatietokenttiä ja taksonomioita. Näin tiimit voivat helposti etsiä ja löytää tarvitsemansa tiedoston. Pilvisynkronointipalveluilla ei välttämättä ole yhtä monipuolisesti vaihtoehtoja tiedostojen järjestämiseen ja merkitsemiseen. Esimerkiksi ImageBank X:ssä on tekoälyavusteinen avainsanoittaja, jonka avulla edistyneillä hakutoiminnoilla haluttu tiedosto löytyy sekunneissa.

Edistyneet hakutoiminnot

Useimmissa pilvisynkronointitallennuspalveluissa tiedostot hukkuvat helposti ja niiden löytämiseen kuluu paljon arvokasta aikaa, kun tiedostoa voi etsiä kuin vain lähinnä tiedoston nimen perusteella. Jos organisaatiossa kaikille ei ole selvillä kansiorakenteet, eikä tiedoston nimi ole tiedossa, käy aineistojen etsiminen varsin hitaaksi. ImageBank X -mediapankissa on edistyneitä hakutoimintoja, joidenka avulla tiedostoa voi hakea esimerkiksi tiedostotyypin, avainsanan, metadatatiedon tai taksonomian avulla. Hakua voi suodattaa myös värin tai samankaltaisten kuvien perusteella.

Vahva yhteistyö- ja käyttöoikeuksien hallinta

Mediapankeissa on yleensä kattavammat yhteistyö- ja käyttöoikeudet, joiden avulla tiimit voivat helposti jakaa resursseja ja asettaa erilaisia käyttöoikeustasoja eri käyttäjille. Pilvisynkronointitallennuspalveluissa voi olla joitain yhteistyöominaisuuksia, mutta ne eivät välttämättä ole yhtä edistyneitä kuin mediapankeissa. ImageBank X:ssä ei ole käyttäjärajoituksia ja voit helposti asettaa erilaisia rooleja mediapankin käyttäjille, joidenka avulla suodatat, mitkä kansiot ja tiedostot näkyvät kenellekin. Lisäksi ImageBank X -mediapankki pitää sisällään brändiportaalin, jonka avulla erilaiset brändisisällöt on helppo jakaa eri sidosryhmille. Voit lukea lisää, miten mediapankki helpottaa yhteistyötä tästä.

Mediapankki ja versionhallinta

Mediapankki sisältää usein versionhallintaominaisuuksia, joiden avulla käyttäjät voivat seurata resurssien muutoksia ja palata tarvittaessa aikaisempiin versioihin. Pilvisynkronointitallennuspalveluilla voi olla joitain versionhallintaominaisuuksia, mutta ne eivät välttämättä ole yhtä tehokkaita kuin kuvapankeissa.

Lisäksi mediapankissa on helppo tehdä uusia versioita tiedostoista sisäänrakennettujen työkalujen avulla: esimerkiksi videoeditorilla editoit videot suoraan mediapankissa, kuvaeditorilla luot nopeasti brändinmukaisia kuvia sekä creative editorilla pystyt suoraan mediapankissa tekemään näyttäviä mainoksia, esitteitä ja muita pdf-tiedostoja. Kuvakonversioiden avulla pystyt helposti konvertoimaan oikeankokoiset kuvat eri alustoille, kuten someen tai verkkosivuille, nappia painamalla tai täysin automaattisesti.

Mediapankin integrointi muihin työkaluihin

Mediapankki on usein integroitu muihin markkinointityökaluihin, kuten Adobe Creative Cloudiin, Canvaan ja projektinhallintaohjelmistoihin, mikä helpottaa tiimien työskentelyä aineistojensa kanssa. Pilvisynkronointipalveluissa voi olla joitain integraatioita, mutta ne eivät välttämättä ole yhtä laajoja kuin DAM-ohjelmistoissa. Voit integroida myös mediapankin Sharepointin kanssa.

Suojaus ja GDPR

Mediapankissa on usein vahvempia turvatoimia arkaluonteisten aineistojen suojaamiseksi, kuten salasanasuojaus ja vesileima. Pilvisynkronointipalveluissa saattaa olla joitain suojaustoimenpiteitä, mutta ne eivät välttämättä ole yhtä kattavia kuin mediapankeissa.

Yhteenvetona: Mediapankki vai OneDrive?

Yhteenvetona voidaan todeta, että mediapankki on suunniteltu erityisesti auttamaan organisaatioita hallitsemaan ja järjestämään digitaalista omaisuuttaan, kun taas pilvisynkronointitallennuspalvelut, kuten OneDrive ja Dropbox, on ensisijaisesti suunnattu henkilökohtaisten tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen. Vaikka molemmat ohjelmistotyypit voivat olla hyödyllisiä, on tärkeää valita oikea työkalu vastaten tarpeisiisi.