Riittääkö SharePoint digitaaliseen aineistonhallintaan?

Monet organisaatiot käyttävät SharePointia tiedostojen tallentamiseen ja sisällön hallintaan. Se on tuttu työkalu, usein jo valmiiksi käytössä, ja monelle tiimille arkipäiväinen osa tekemistä. Mutta kun SharePointia käytetään digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisuna, herää yksi olennainen kysymys: riittääkö se oikeasti?

Kun sisältömäärät kasvavat ja tekemisen pitäisi nopeutua eri kanavissa, SharePointin rajat alkavat tulla vastaan.

Missä tilanteissa Sharepoint toimii ihan hyvin?

SharePoint tuo arvoa erityisesti tiedostojen ja sisällön perushallinnassa. Se kokoaa tiedostot yhteen paikkaan sen sijaan, että ne olisivat hajallaan eri levyillä tai sähköposteissa. Tämä helpottaa arkea jo paljon.

Se toimii myös hyvin organisaation sisäisessä yhteistyössä. Tiimit voivat muokata dokumentteja yhdessä, hallita versioita ja seurata muutoksia. Lisäksi SharePoint integroituu sujuvasti Microsoftin muihin työkaluihin, kuten Teamsiin, Outlookiin ja OneDriveen.

Näistä syistä SharePoint on hyvä työkalu dokumenttien ja sisällön hallintaan. Mutta aineistonhallinta on eri asia.

Miksi Sharepoint ei riitä digitaalisen aineistonhallintaan?

Kun SharePointia käytetään aineistonhallintaan, samat haasteet nousevat esiin yhä uudelleen organisaatioissa.

Ensimmäinen haaste on löydettävyys:

Oikean kuvan, videon tai tiedoston löytäminen vie helposti aikaa, varsinkin kun aineistoa kertyy paljon. Haku perustuu pitkälti siihen, miten tiedostot on nimetty ja mihin kansioon ne on tallennettu. Jos nimeäminen ei ole täysin johdonmukaista, aineistoja on vaikea löytää. Toisin kuin digitaalinen aineistonhallinta järjestelmä, kuten ImageBank X mahdollistaa aineistojen löytymisen pelkästään niitä kuvailemalla. Aineistoja ladattaessa mediapankkiin jokainen aineisto saa kuvauksen ja avainsanat. Nämä voidaan generoida täysin tekoälyä hyödyntäen, jolloin aikaa ei kulu aineistojen kuvailuun. Tämän jälkeen, jos hakusessa on esimerkiksi kuva auringonlaskusta, voi hakuun vain kirjoittaa auringonlasku ja listautuvat esiin kaikki auringonlaskuun liittyvät tiedostot. Näin tiedostojen nimet ja kansiot eivät tarvitse olla muistissa.

Brändinhallinta ja jakaminen:

Toinen haaste liittyy jakamiseen ja brändinhallintaan. Nykyään sisältöä ei käytetä vain sisäisesti. Mukana on kumppaneita, toimistoja ja jälleenmyyjiä, jotka tarvitsevat pääsyn samoihin aineistoihin. SharePoint ei ole suunniteltu tähän käyttöön. Ulkoinen jakaminen on usein kankeaa, eikä tarjolla ole brändättyjä näkymiä tai portaaleja. Samalla on vaikea varmistaa, että kaikki käyttävät oikeita ja ajantasaisia versioita. Tämä näkyy helposti epäyhtenäisenä brändinä ja turhana päällekkäisenä työnä.

Julkaisuprosessit:

Kolmas haaste liittyy markkinointiin ja julkaisemiseen. Markkinointitiimien pitäisi pystyä toimimaan nopeasti, mutta SharePoint ei tue tätä kovin hyvin. Aineistoja ei optimoida automaattisesti eri kanaviin, eikä tiedostojen muokkaamiseen, skaalaamiseen tai konvertointiin ole sujuvia työkaluja. Myöskään suoria integraatioita julkaisualustoihin ei ole, eikä alt-teksteihin tai hakukoneita tukevaan metadataan ole kunnollista tukea. Tämä lisää manuaalista työtä ja hidastaa tekemistä.

SharePoint + mediapankki toimivin yhdistelmä

Kyse ei ole siitä, että SharePoint olisi huono työkalu. Se ei vain ole tehty aineistonhallintaan.

Toimivin ratkaisu on käyttää SharePointia yhdessä erillisen DAM-järjestelmän eli mediapankin kanssa.

SharePoint toimii hyvin dokumenttien hallinnassa ja sisäisessä yhteistyössä. mediapankki puolestaan on tehty brändiaineistojen hallintaan, jakamiseen ja hyödyntämiseen. ImageBank X mediapankki pitää sisällään integraatiot organisaation omaan Sharepointiin, jolloin materiaalit liikkuvat automaattisesti järjestelmien välillä.

Mitä mediapankki tekee paremmin kuin SharePoint?

Moderni DAM-järjestelmä, kuten ImageBank X, on suunniteltu nimenomaan nykypäivän aineistonhallinnan tarpeisiin.

Ero näkyy käytännössä nopeasti.

Aineistojen nopea haku ja metadatan luonti AI:n avulla	Aineistot löytyvät nopeammin. ImageBank X hyödyntää tekoälyä, joka luo aineistoille automaattisesti kuvaukset ja avainsanat. Tämä tekee hausta huomattavasti tarkempaa. Aineistoja voi hakea sen perusteella, mitä niissä on, ei vain tiedostonimen perusteella.
Nopea jakaminen ja brändätyt portaalit kumppaniverkostolle	Mediapankin avulla aineistot ovat helposti jaettavissa kaikille, jotka niitä tarvitsevat. Sisäisten tiimien lisäksi myös kumppanit, toimistot ja jälleenmyyjät pääsevät käsiksi aineistoihin hallitusti. Jakaminen tapahtuu brändin mukaisessa näkymässä, ja kaikilla on käytössä aina viimeisin versio.
Brändinhallinnan työkalut	Brändi pysyy yhtenäisenä. ImageBank X:ssä on valmiit brändin mukaiset pohjat ja editorit kuville ja videoille. Tietyt elementit voidaan lukita, jolloin sisältöä voidaan muokata ilman riskiä brändin rikkoutumisesta.
Jopa 40% nopeammat julkaisuprosessit	Julkaiseminen nopeutuu. Aineistoja voidaan jakaa suoraan eri kanaviin integraatioiden kautta. Tiedostot mukautuvat automaattisesti oikeaan kokoon ja formaattiin, ja metadata sekä alt-tekstit kulkevat mukana. Tämä voi nopeuttaa kampanjoiden ja sisällön julkaisua merkittävästi.
Käyttöoikeuksien hallinta ja palvelimet Suomessa	Käyttöoikeudet pysyvät hallinnassa. Aineistoille voidaan määrittää tarkat käyttöoikeudet, ja lisenssit sekä suostumukset ovat selkeästi hallittavissa. Näin vältetään väärinkäyttö ja varmistetaan, että käytössä on aina oikeat aineistot.

Yhteenveto: Riittääkö SharePoint digitaaliseen aineistonhallintaan?

Riittääkö SharePoint siis organisaation aineistonhallintaan?

Lyhyt vastaus on: Ei yksinään.

SharePoint toimii hyvin dokumenttien hallinnassa, mutta ei vastaa modernin aineistonhallinnan tarpeisiin. Paras ratkaisu syntyy yhdistämällä SharePoint ja oma mediapankki. Näin SharePoint hoitaa dokumentit ja
ImageBank X -mediapankki hoitaa aineistojen organisoinnin, muokkaamisen ja jakelun.

Miltä oma mediapankki näyttää?

Jos aikaa kuluu liikaa tiedostojen etsimiseen, sisällön tekemiseen uudelleen tai aineistojen manuaaliseen hallintaan, nykyistä mallia kannattaa tarkastella uudelleen.

Varaa ilmainen esittely 👉