Metatieto - mitä se on ja miksi sen hyödyntäminen mediapankissa on tärkeää?

Metatieto (metadata, liitännäistieto, kuvailutieto) on kuvailevaa ja määrittävää tietoa jostakin tietoaineistosta tai sisältöyksiköstä. Mediapankin kontekstissa sillä tarkoitetaan sisältöä kuvaavaa tietoa, joka liitetään mediapankkisi kuviin ja tiedostoihin. Sen oikeanlainen hyödyntäminen on monin tavoin järkevää, sillä sen avulla aineistoja voidaan hallita, käsitellä ja jakaa nopeammin, tehokkaammin ja vaivattomammin.

Metatiedon pääasiallisena tarkoituksena on mahdollistaa, että tiedostot luokitellaan ja tallennetaan oikein ja sen myötä ne löytää helposti ja järjestelmällisesti esimerkiksi hakutoimintoa käyttämällä.

Metatagit tukevat digitaalista arkistointia

Monissa yrityksissä tiedostot ja materiaalit ovat sekaisin verkkolevyllä. Tiedostoja on lähes mahdotonta löytää tehokkaalla tavalla silloin, kun materiaalia hallitaan verkkolevyltä kansionäkymässä ilman metatietoja.

Mediapankin käyttöön siirtyminen selkeyttää huomattavasti materiaalinhallintaa ja metatietojen yhdistäminen keskitettyyn aineistonhallintaratkaisuun parantaa tiedostojen löydettävyyttä ja niiden hyödynnettävyyttä huomattavasti. Organisaatiossa, joissa aineistoja käsittelevät useat eri työntekijät tai sidosryhmät, metatietojen käyttäminen muodostuu erittäin tärkeäksi osaksi aineistonhallintaa.

Monipuolisen haun avulla tarvitsemasi aineistot ovat käytössäsi helposti. Tämä vaatii kuitenkin sen, että metatiedot ovat täytetty huolellisesti ja ajan mukaisesti.

Avainsanat yhdistävät tiedostot aihepiireihin

Pääasiallista metatietoa kuvapankissa ovat avainsanat. Yksittäisten avainsanojen avulla kuvia ja tiedostoja voidaan merkitä tiettyihin aihepiireihin. Aineistopankissa käyttäjät, joilla on editointioikeus, voivat muokata tiedostoihin avainsanoja ja muita metatietoja, kuten esimerkiksi kuvauspäivän tai kuvaustekstin. Mediapankkiin voidaan myös lisätä räätälöityjä kenttiä, joissa ilmenee metatieto oletuskenttien lisäksi.

Järkevä kategoriarakenne selkeyttää aineistopankin käyttöä

Metatietojen hallinnan lisänä hyvin järjestetty kategoriarakenne tehostaa edelleen hakuprosessia. Huolellisesti toteutetun kategoriarakenteen avulla voit välttää valtavat kansiopuut. Rakenna kategoriarakenne esimerkiksi aihepiirien mukaan ja käytä hyväksesi myös alakategorioita. Näin kaikki mediapankin käyttäjät voivat löytää etsimänsä nopeasti ja helposti – säästäen aikaa oikeisiin, tärkeämpiin työtehtäviin.

Ota yhteyttä, jos haluat kuulla lisää, tai haluat aloittaa mediapankkisi suunnittelun!